Datenschutzerklärung

Klubsache

Hier steht, welche Daten Klubsache verarbeitet, wofür und wie lange. Diese Erklärung gilt für die Weboberfläche unter app.klubsache.de und für die Apps für iOS und Android.

1. Zwei Verantwortliche - lies das zuerst

Wenn Du Klubsache als Mitglied nutzt, sind zwei Stellen für Deine Daten zuständig. Das klingt kompliziert, ist aber der Kern von allem, was danach kommt.

Dein Verein ist verantwortlich für Deine Mitgliederdaten. Er entscheidet, welche Daten von Dir gespeichert werden, wofür und wie lange - Name, Geburtsdatum, Beitrag, Bankverbindung, Prüfungen, Anwesenheit. PFAUMEDIA verarbeitet diese Daten nur in seinem Auftrag und nur nach seiner Weisung. Die Grundlage dafür ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung, den jeder Verein bestätigt.

Willst Du Auskunft über Deine Mitgliederdaten, sie berichtigen oder löschen lassen, wende Dich an Deinen Verein. Wenn Du Dich an uns wendest, leiten wir Dein Anliegen unverzüglich dorthin weiter.

PFAUMEDIA ist verantwortlich für alles, was der Betrieb von Klubsache selbst mit sich bringt: der Aufruf der Seite, Deine Anmeldung, die Sicherheit Deines Zugangs, Absturzberichte aus der App und der Vertrag mit Deinem Verein. Für diesen Teil ist die vorliegende Erklärung die Information nach Artikel 13 der Datenschutz-Grundverordnung.

2. Verantwortlicher und Kontakt

PFAUMEDIA GmbH & Co. KG
Heessener Str. 37a
59229 Ahlen

E-Mail: info@pfaumedia.de
Telefon: 02388 4766752

Die vollständigen Angaben stehen im Impressum.

Datenschutzbeauftragter

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt. Nach § 38 Bundesdatenschutzgesetz ist das erst Pflicht, wenn mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten befasst sind - PFAUMEDIA liegt darunter.

3. Was verarbeitet wird, wofür und auf welcher Grundlage

3.1 Aufruf der Seite und der App

Bei jedem Aufruf verarbeitet der Server technische Angaben: IP-Adresse, Zeitpunkt, die aufgerufene Adresse, den übertragenen Umfang und die Kennung des Browsers oder der App.

Zweck: Auslieferung der Seite, Erkennung und Abwehr von Angriffen, Fehlersuche. Grundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f der Datenschutz-Grundverordnung. Unser berechtigtes Interesse ist der sichere und störungsfreie Betrieb. Dauer: Die Serverprotokolle werden nach 14 Tagen gelöscht.

Klubsache lädt keine Schriften, Skripte oder Bilder von fremden Servern nach. Es gibt weder Werbung noch Reichweitenmessung noch Nutzerverfolgung. Deshalb gibt es auch kein Zustimmungsfenster für Cookies.

3.2 Cookies

Klubsache setzt zwei Cookies, und beide sind technisch notwendig: eines für Deine Sitzung, damit Du angemeldet bleibst, und eines zum Schutz vor gefälschten Formularanfragen.

Grundlage: § 25 Absatz 2 Nummer 2 Telekommunikation-Digitale-Dienste- Datenschutz-Gesetz. Für unbedingt erforderliche Cookies braucht es keine Einwilligung. Dauer: Die Sitzung endet mit dem Schließen des Browsers, spätestens nach 120 Minuten ohne Aktivität.

3.3 Dein Zugang

Zum Anmelden verarbeiten wir Deine E-Mail-Adresse, einen Streuwert Deines Passworts, Deine Rollen im Verein und den Zeitpunkt der letzten Anmeldung. Wenn Du die Anmeldung in zwei Schritten eingerichtet hast, kommt der dafür nötige Schlüssel dazu.

Dein Passwort wird nur als Streuwert gespeichert. Im Klartext kennt es niemand, auch wir nicht.

Zweck: Anmeldung, Zuordnung der Rechte, Schutz vor unbefugtem Zugriff. Grundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b (Nutzungsverhältnis) und Buchstabe f (Sicherheit) der Datenschutz-Grundverordnung. Dauer: Bis Du oder Dein Verein den Zugang löscht.

3.4 Deine Mitgliederdaten im Verein

Alles, was Dein Verein über Dich in Klubsache führt - Stammdaten, Beitragsdaten, Bankverbindung, Prüfungen, Anwesenheit, Trainerdaten -, verarbeiten wir ausschließlich in seinem Auftrag.

Verantwortlich: Dein Verein. Grundlage: legt Dein Verein fest, in aller Regel die Mitgliedschaft nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b der Datenschutz-Grundverordnung. Dauer: legt Dein Verein fest, im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Klubsache fragt keine Gesundheitsdaten ab. Trägt ein Verein solche Angaben in ein Freitextfeld ein, geschieht das in seiner Verantwortung.

3.5 Was andere Mitglieder von Dir sehen

Klubsache ist eine Vereins-App, und ein Verein lebt davon, dass man sich kennt. Deshalb sehen die anderen Mitglieder Deines Vereins einen Teil Deiner Angaben. Nur sie: angemeldete Mitglieder Deines eigenen Vereins. Mitglieder anderer Vereine sehen nichts von Dir, und im offenen Netz steht davon nichts.

Dein Name steht immer da. Ohne ihn findet Dich niemand im Verein.

Ab Werk sichtbar sind außerdem Dein Profilbild, Dein Text über Dich, Deine Graduierung, seit wann Du dabei bist, Deine Abteilung und Dein Geburtsdatum auf Deiner Profilseite.

Auf der Startseite stehen Dein Geburtstag und Dein Vereinsjubiläum. Vom Geburtstag stehen dort Tag und Monat und die Zahl der Jahre, die Du wirst - das Jahr Deiner Geburt lässt sich daraus errechnen.

Ab Werk nicht sichtbar sind Deine Mailadresse und Deine Telefonnummer. Wer Dich erreichen möchte, schreibt Dir im Nachrichtenbereich, soweit Dein Verein Einzelnachrichten erlaubt.

Bist Du unter 16, steht ab Werk aus, was Dich erkennbar oder erreichbar macht: Bild, Text über Dich, Geburtsdatum, Kontakt und der Eintrag auf der Startseite. Offen bleibt, was im Training ohnehin vor aller Augen liegt: Graduierung, Dauer der Mitgliedschaft, Abteilung.

Alles andere kannst Du einzeln abschalten. Die Schalter stehen unter Meine Daten. Was Du dort änderst, gilt sofort.

Zweck: Das Vereinsleben - sich kennen, sich ansprechen, zum Geburtstag gratulieren. Verantwortlich: Dein Verein. Grundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f der Datenschutz-Grundverordnung. Das berechtigte Interesse ist ein Vereinsleben, in dem die Mitglieder einander finden; der Kreis bleibt auf Deinen eigenen Verein begrenzt. Dauer: Solange Du Mitglied bist und nicht widersprochen hast.

Dein Widerspruch. Du kannst dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (Artikel 21). Es genügt, den jeweiligen Schalter unter Meine Daten umzulegen - eine Begründung verlangen wir nicht. Hast Du keinen Zugang zu Klubsache, sag Deinem Verein Bescheid.

3.6 Nachrichtenbereich

Im Chat werden der Inhalt Deiner Nachrichten, Deine Anhänge, der Zeitpunkt, Dein Name sowie Meldungen über Nachrichten und die Freigaben der Eltern verarbeitet.

Zweck: Verständigung innerhalb des Vereins, Moderation, Schutz Minderjähriger. Verantwortlich: Dein Verein. Grundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f der Datenschutz-Grundverordnung - das berechtigte Interesse ist die Verständigung im Verein. Ob ein Mitglied unter 16 Jahren daran teilnimmt, entscheiden allein die Eltern; ihre Freigabe ist eine eigene Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a in Verbindung mit Artikel 8, siehe Abschnitt 6. Dauer: Nachrichten werden nach einer Frist automatisch gelöscht, die der Verein einstellt. Die Vorgabe sind 730 Tage.

3.7 Benachrichtigungen auf Deinem Telefon

Wenn Du Benachrichtigungen erlaubst, speichern wir die Kennung Deines Geräts beim Zustelldienst, die Angabe iOS oder Android und die Gerätebezeichnung.

Zweck: Zustellung von Nachrichten aus Deinem Verein. Grundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a der Datenschutz-Grundverordnung - Deine Einwilligung, die Du im Telefon jederzeit widerrufen kannst. Dauer: Bis Du die Erlaubnis entziehst, Dich abmeldest oder die Kennung ungültig wird.

Der Weg zum Telefon läuft über den Zustelldienst des jeweiligen Herstellers. Mehr dazu unter Ziffer 4.

Im Browser läuft die Zustellung über den Push-Dienst Deines Browsers. Der Inhalt ist dabei bereits auf unserem Server verschlüsselt; der Zustelldienst sieht ihn nicht.

3.8 Absturzberichte in der App

Stürzt die App ab oder tritt ein schwerer Fehler auf, geht ein Bericht an unseren Dienst für Absturzberichte. Darin stehen der Fehler selbst, die Stelle im Programm, die App-Fassung, das Gerätemodell und die Fassung des Betriebssystems.

Was ausdrücklich nicht darin steht: Deine IP-Adresse, Deine Kennung und Dein Name. Die App schickt keine Nutzerangaben mit, und beim Dienst ist das Speichern von IP-Adressen abgeschaltet. Es gibt keine Sitzungsaufzeichnung, also keinen Mitschnitt dessen, was Du in der App tust. Passwörter, Zugangsschlüssel und Kartennummern werden vor dem Speichern aus dem Bericht entfernt.

Zweck: Fehler finden und beheben. Grundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f der Datenschutz-Grundverordnung. Unser berechtigtes Interesse ist eine App, die nicht abstürzt. Dauer: 30 Tage, danach löscht der Dienst den Bericht. Ort: Frankfurt am Main.

3.9 Rückmeldungen und Fehlermeldungen

Wenn Du unter Fehler melden etwas schickst, verarbeiten wir Deinen Text oder Deine Sprachnachricht, Deinen Namen und Deinen Verein.

Zweck: Bearbeitung Deiner Meldung. Grundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f der Datenschutz-Grundverordnung. Dauer: Bis die Meldung erledigt ist, danach zeitnah gelöscht.

3.10 E-Mails

Klubsache verschickt E-Mails: Anmeldelinks, Bestätigungen, Erinnerungen an Beiträge, Mahnungen, Rundmails des Vereins.

Zweck: Vereinskommunikation und Betrieb. Grundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b und Buchstabe f der Datenschutz-Grundverordnung.

Der Versand läuft über den eigenen Mailserver von PFAUMEDIA. Ein externer Versanddienst wird dafür nicht eingesetzt.

3.11 Vertragsdaten des Vereins

Für den Vertrag mit dem Verein verarbeiten wir die Angaben zum Verein, die Ansprechperson, die Rechnungsdaten und den Zahlungsverlauf.

Zweck: Vertragsabwicklung und Buchhaltung. Grundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b und Buchstabe c der Datenschutz-Grundverordnung. Dauer: Zehn Jahre nach § 147 Abgabenordnung und § 257 Handelsgesetzbuch, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem der Beleg entstanden ist.

4. Wer die Daten außer uns zu sehen bekommt

Zuerst die anderen Mitglieder Deines Vereins. Sie bekommen einen Teil Deiner Angaben zu sehen. Was das ist und wie Du es änderst, steht in Abschnitt 3.5.

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn es für den Betrieb nötig ist, und nur an Stellen, die vertraglich gebunden sind. Die Tabelle führt diese Dienste auf.

Zu den Sicherungen: Beide Speicherdienste bekommen die Sicherung erst, nachdem sie verschlüsselt wurde. Ohne den Schlüssel, der ausschließlich bei PFAUMEDIA liegt, ist die Datei für sie eine Folge zufälliger Zeichen. Lesbare Mitgliederdaten verlassen den Server nicht.

Zu Apple und Google: Sie bekommen die Kennung Deines Geräts und den Text, der auf Deinem Sperrbildschirm erscheinen soll. Ohne diesen Weg gäbe es keine Benachrichtigungen - er ist auf iPhones und Android-Telefonen der einzige.

Drittlandübermittlung. Eine Übermittlung von Daten der Dropbox International Unlimited Company an die Dropbox, Inc. in den Vereinigten Staaten ist möglich. Sie stützt sich auf das EU-U.S. Data Privacy Framework und ergänzend auf Standardvertragsklauseln. Übermittelt werden ausschließlich verschlüsselte Sicherungen.

Zu Apple und Google. Unsere Vertragspartner sind die irischen Landesgesellschaften der beiden Konzerne. Die Übermittlung verlässt die Europäische Union bei diesem Schritt nicht.

Zum Anbieter der Absturzberichte. Hier lohnt der genaue Blick, weil zwei Dinge auseinanderfallen. Die Berichte selbst liegen in Frankfurt am Main, wir haben für unser Konto die Speicherregion Europäische Union gewählt. In den Vereinigten Staaten liegen dagegen die Verwaltungsdaten des Kontos: unsere Zugangsdaten als Betreiber, unsere Schlüssel, die Angaben zum Projekt und die Nutzungszahlen. Deine Absturzberichte sind davon nicht erfasst.

Vertragspartner ist die Functional Software, Inc. mit Sitz in den Vereinigten Staaten. Mit ihr besteht seit dem 24. August 2026 ein Vertrag über die Verarbeitung in unserem Auftrag nach Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung, Fassung 5.1.0, samt Standardvertragsklauseln. Das Unternehmen ist zusätzlich nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

Kalenderverbindung. Verbindet Dein Verein von sich aus einen fremden Kalenderdienst mit Klubsache, ist das seine Entscheidung. Es entsteht ein eigenes Verhältnis zwischen ihm und diesem Anbieter. Wir stellen nur die Verbindung her.

Behörden. Wir geben Daten heraus, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Deine Daten werden nicht verkauft, nicht für Werbung genutzt und nicht zum Training von Systemen künstlicher Intelligenz verwendet.

5. Wie lange gespeichert wird

6. Kinder und Jugendliche

Klubsache wird von Vereinen genutzt, in denen viele Kinder trainieren. Deshalb gelten hier eigene Regeln.

Unter 13 Jahren gibt es keinen eigenen Zugang. Alles läuft über den Zugang der Eltern.

Von 13 bis unter 16 Jahren ist ein eigener Zugang möglich, aber nur mit der Zustimmung eines Erziehungsberechtigten. Ohne diese Zustimmung entsteht kein Zugang. Sie wird in Klubsache erteilt, mit Zeitpunkt festgehalten und hängt an einem Elternkonto derselben Familie - so gibt es zu jedem Kinderzugang einen Erwachsenen, der ihn einsehen und wieder abschalten kann.

Der Nachrichtenbereich ist eine zweite Entscheidung. Ob ein Kind mitlesen und schreiben darf, geben die Eltern gesondert frei, und für Einzelnachrichten noch einmal eigens. Diese Freigabe ist eine Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a in Verbindung mit Artikel 8 der Datenschutz-Grundverordnung; Deutschland hat die dort genannte Altersgrenze bei 16 belassen.

Ab 16 Jahren entscheidet die Person selbst.

Einsicht der Eltern. Solange ein Mitglied unter 16 ist, können die Erziehungsberechtigten mitlesen, was es betrifft. In Gruppenkanälen endet die Einsicht mit 13. In Einzelchats mit Erwachsenen bleibt sie bis 16, zwischen Trainer und Kind dauerhaft - das schützt das Kind und ebenso den Trainer.

Eine Einwilligung, die Eltern erteilt haben, können sie jederzeit widerrufen. Der Zugang des Kindes wird dann geschlossen.

7. Deine Rechte

Du hast nach der Datenschutz-Grundverordnung folgende Rechte:

• Auskunft darüber, welche Daten wir über Dich verarbeiten (Artikel 15)
• Berichtigung falscher Daten (Artikel 16)
• Löschung (Artikel 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18)
• Datenübertragbarkeit, also Deine Daten in einem gängigen Format (Artikel 20)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die wir auf ein berechtigtes Interesse stützen (Artikel 21)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Artikel 7 Absatz 3)

Wohin damit? Geht es um Deine Mitgliederdaten, wende Dich an Deinen Verein - er ist dafür verantwortlich. Geht es um Deinen Zugang, um Absturzberichte oder um den Betrieb von Klubsache, schreib uns an info@pfaumedia.de.

Was Du selbst tun kannst. Unter Meine Daten siehst Du, was über Dich gespeichert ist, stellst ein, was andere Mitglieder von Dir sehen sollen (Abschnitt 3.5), kannst vieles selbst ändern und Deinen Zugang selbst löschen. Dein Verein kann jederzeit einen vollständigen Export aller Vereinsdaten herunterladen.

8. Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Du hast das Recht, Dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist die Behörde Deines Wohnorts, Deines Arbeitsplatzes oder die Behörde am Sitz des Verantwortlichen.

Für PFAUMEDIA ist das die Aufsichtsbehörde des Landes Nordrhein-Westfalen:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
ldi.nrw.de

Die Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde ist auch der richtige Weg, wenn Du mit Deinem Verein nicht weiterkommst.

9. Pflicht zur Bereitstellung

Ohne E-Mail-Adresse und Passwort kann kein Zugang eingerichtet werden. Welche weiteren Angaben Dein Verein von Dir braucht, ergibt sich aus seiner Satzung und aus der Mitgliedschaft, nicht aus Klubsache.

10. Automatisierte Entscheidungen

Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall statt, auch kein Profiling nach Artikel 22 der Datenschutz-Grundverordnung.

11. Änderungen dieser Erklärung

Ändert sich Klubsache oder die Rechtslage, passen wir diese Erklärung an. Die jeweils geltende Fassung steht unter app.klubsache.de.